Stand: [DATUM]
Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Wahlportal verarbeiten, wofür wir sie nutzen und welche Rechte Sie haben.
1. Verantwortlicher
Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V.
Fritz-Voigt-Str. 13
67433 Neustadt
E-Mail: info@vlh.de, Telefon: 06321 4901-0
Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter:
Datenschutzbeauftragte
Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V.
Fritz-Voigt-Str. 13
67433 Neustadt
E-Mail: datenschutz@vlh.de
2. Welche Daten wir verarbeiten und wofür
Über das Wahlportal werden Wahlvorschläge eingereicht und anschließend von der Wahlleitung geprüft. Wir verarbeiten nur die Daten, die dafür erforderlich sind oder die Sie freiwillig angeben. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
2.1 Einreichung von Wahlvorschlägen
Wenn Sie einen Wahlvorschlag einreichen, speichern wir Ihre Angaben und den Zeitpunkt der Einreichung. Dazu gehören Vorname, Name, Mitgliedsnummer und Ort, freiwillig Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Bestätigung, dass Sie zur Einreichung berechtigt sind, sowie die Angaben zur vorgeschlagenen Person. Pflichtfelder sind gekennzeichnet. Sie sind nach § 10 der Satzung für einen gültigen Wahlvorschlag erforderlich. Ohne diese Angaben können wir den Wahlvorschlag nicht bearbeiten.
2.2 Vorschlag einer anderen Person
Wenn Sie eine andere Person vorschlagen, speichern wir auch Ihre eigenen Angaben. So können wir bei Fragen auf Sie zukommen. Bitte schlagen Sie nur Personen vor, die mit dem Vorschlag einverstanden sind.
Wenn Sie von einer anderen Person vorgeschlagen wurden, stammen Ihre Daten von dieser Person. Es handelt sich um die Angaben, die diese Person über Sie gemacht hat: Vorname, Name, Ort (Wohnort oder Ort der Beratungsstelle) und ob Sie als Mitglied oder als Beraterin oder Berater vorgeschlagen werden.
Wir informieren Sie über den Vorschlag [WEG, z. B. per E-Mail oder per Post].
2.3 Protokoll
Damit sich der Ablauf der Wahl nachvollziehen lässt, protokollieren wir Änderungen an Wahlvorschlägen: wann, durch wen und was geändert wurde. IP-Adressen speichern wir dabei nur gekürzt und pseudonymisiert.
3. Rechtsgrundlagen
| Wofür | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Einreichung und Prüfung von Wahlvorschlägen, Kontaktdaten vorschlagender Personen und Protokoll | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Mitgliedschaft) in Verbindung mit der Satzung des Vereins, § 10 |
| Betrieb und Sicherheit des Wahlportals | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und störungsfreien Betrieb des Wahlportals) |
| Speichern von und Zugriff auf Informationen auf Ihrem Gerät | § 25 Abs. 2 Nr. 2 Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (für den von Ihnen genutzten Dienst unbedingt erforderlich). Für die weitere Verarbeitung gilt die Zeile „Betrieb und Sicherheit” |
4. Technischer Betrieb
Das Wahlportal betreibt für uns die Electric Paper Informationssysteme GmbH als Auftragsverarbeiter. Mit ihr haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Die Electric Paper Informationssysteme GmbH setzt mit unserer Genehmigung weitere Dienstleister (Unterauftragsverarbeiter) ein, die vertraglich zum gleichen Datenschutz verpflichtet sind.
| Dienstleister | Rolle | Aufgabe | Ort der Verarbeitung |
|---|---|---|---|
| Electric Paper Informationssysteme GmbH, Konrad-Zuse-Allee 15, 21337 Lüneburg, Deutschland | Auftragsverarbeiter | Bereitstellung und Betreuung des Wahlportals | Deutschland |
| Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland | Unterauftragsverarbeiter | Server (Hosting) | Deutschland (Falkenstein oder Nürnberg) |
| BunnyWay d.o.o., Dunajska cesta 165, 1000 Ljubljana, Slowenien | Unterauftragsverarbeiter | Auslieferung der Seiten und Schutz vor automatisierten Zugriffen | Europäische Union (Auslieferung nur über Standorte in der EU) |
Das Wahlportal und die genannten Dienstleister verarbeiten Ihre Daten innerhalb der Europäischen Union. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet dabei nicht statt.
4.1 Aufruf des Wahlportals
Wenn Sie das Wahlportal aufrufen, verarbeiten wir technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite und Angaben zu Ihrem Browser. Wir benötigen diese Daten, um die Seiten auszuliefern und das Wahlportal vor Angriffen und automatisierten Zugriffen zu schützen. Beim Auslieferungsdienst werden diese Daten mit gekürzter IP-Adresse drei Tage gespeichert. Auf unserem eigenen Server kommt Ihre IP-Adresse nicht an, dort wird nur die IP-Adresse des Auslieferungsdienstes verarbeitet.
4.2 Cookies und Speicher im Browser
Wir verwenden keine Cookies für Werbung, Statistik oder Tracking und binden keine Inhalte anderer Anbieter ein. Auf Ihrem Gerät speichern wir nur, was für die Nutzung des Wahlportals unbedingt erforderlich ist:
- Schutz vor automatisierten Zugriffen: meist nur kurz.
- Anmeldung: bis Sie sich abmelden, höchstens 14 Tage.
- Freischaltung des Formulars nach Eingabe des Kennworts, einschließlich der Zahl der Fehlversuche: bis Sie den Browser schließen.
5. Wer Ihre Daten erhält
- die Wahlleitung
- unsere Dienstleister aus Abschnitt 4, nur in unserem Auftrag
6. Wie lange wir Ihre Daten speichern
Nach Abschluss der Wahl und Ablauf der Anfechtungsfrist löschen wir das gesamte Wahlportal mit allen Daten, einschließlich Protokoll. Läuft ein Anfechtungsverfahren, löschen wir erst nach dessen Abschluss. Für die Zugriffsdaten und die Speicherung auf Ihrem Gerät gelten die Fristen aus Abschnitt 4.
Daten, die wir für die Durchführung oder Dokumentation der Wahl aus dem Wahlportal übernommen haben, bewahren wir nach [VORSCHRIFT] für [DAUER] auf.
7. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 15 bis 18 DSGVO). Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Zustimmung oder einem Vertrag beruht, haben Sie außerdem das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Eine Zustimmung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen.
Solange wir Daten für die Durchführung oder Überprüfung der Wahl aufbewahren müssen, können wir sie nicht löschen (Art. 17 Abs. 3 DSGVO).
Widerspruchsrecht
Stützen wir eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO (öffentliche Aufgabe oder berechtigtes Interesse), können Sie ihr jederzeit aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, etwa die ordnungsgemäße Durchführung der Wahl.
Für alle Anliegen wenden Sie sich bitte an uns (Abschnitt 1). Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für uns ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz.